¿Qué hago si un cliente no me paga una factura? Cómo reclamarla y recuperar el IVA

Paso 1: reclamar el cobro

Empieza por un recordatorio amable y, si no funciona, pasa a una reclamación formal que deje constancia: un burofax con certificación de texto y acuse de recibo o, mejor aún si luego quieres recuperar el IVA, un requerimiento notarial. Si el cliente es una empresa o un profesional, la ley de morosidad te permite reclamar además intereses de demora y una indemnización fija de 40 € por los costes de cobro; lo explicamos en los plazos legales de pago entre empresas.

Si sigue sin pagar, el proceso monitorio es la vía judicial pensada para deudas documentadas como una factura. Presentas un formulario en el juzgado de primera instancia del domicilio del deudor, con la factura y la prueba de tus reclamaciones, sin necesidad de abogado ni procurador. El juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en 20 días; si no hace ninguna de las dos cosas, puedes pedir la ejecución. Si se opone, la reclamación pasa a juicio y, por encima de 2.000 €, ya necesitarás abogado y procurador.

Paso 2: recuperar el IVA que ya ingresaste

Puedes reducir la base imponible de la factura impagada, y con ella el IVA, si se cumplen a la vez estos requisitos:

1. Han pasado 6 meses desde el devengo (normalmente, la fecha de la factura) sin cobrar. Si tu volumen de operaciones del año anterior superó 6.010.121,04 €, el plazo es de 1 año; por debajo de esa cifra, que es el caso de casi todos los autónomos, puedes elegir entre 6 meses y 1 año.
2. El cliente es empresario o profesional o, si es un particular, la base imponible de la factura supera 50 €.
3. La factura está anotada en tu libro registro de facturas emitidas en plazo.
4. Has reclamado el cobro por vía judicial o mediante requerimiento notarial. El burofax sirve para reclamar, pero no para este trámite.

Cumplidos los requisitos, emites una factura rectificativa en los 6 meses siguientes al final de ese plazo, se la envías al cliente y comunicas la modificación a la Agencia Tributaria por su sede electrónica en el plazo de un mes desde que la emites. El IVA rectificado lo restas en el modelo 303 del trimestre en que emites la rectificativa. Si más adelante el cliente acaba pagando, total o parcialmente, tienes que volver a repercutir ese IVA.

Casos con reglas propias

• El cliente es una Administración pública. No hace falta reclamación judicial ni notarial: basta un certificado del órgano deudor que reconozca la deuda. Si facturas a través de FACe, revisa también cómo funciona la facturación electrónica a las Administraciones.
• El cliente entra en concurso de acreedores. No esperas los 6 meses: tienes 3 meses desde la publicación del auto de declaración de concurso en el BOE para emitir la factura rectificativa, y debes enviarla también a la administración concursal.
• Estás en el criterio de caja. Si aplicas el régimen especial del criterio de caja, no ingresas el IVA hasta cobrar (con el límite del 31 de diciembre del año siguiente), así que un impago te afecta mucho menos.

Y en tu IRPF

La factura contó como ingreso cuando la emitiste, aunque no la hayas cobrado. En estimación directa normal puedes deducir el deterioro de ese crédito cuando han pasado 6 meses desde el vencimiento sin cobrar, el deudor está en concurso o lo has reclamado judicialmente. En estimación directa simplificada no se deduce aparte: se considera incluido en el porcentaje fijo de provisiones y gastos de difícil justificación. Si el impago es importante, coméntalo con tu asesoría antes de cerrar el año.